Die Hausverwaltung,
die mitdenkt.
Belege per Mail an deine Inbox — die KI liest aus, ordnet zu und lernt mit. Sollmieten, Mahnungen, NKA, Handwerker und Steuerberater-Export laufen in einem Tool zusammen.
Lieferant
Heizöl Müller GmbH
Betrag
1.284,50 €
Datum
14.03.2026
Kategorie
Heizkosten
Objekt
Goethestraße 12
Umlagefähig
Ja · Verbrauch
Gelernt aus 12 ähnlichen Belegen
Heizöl wird ab jetzt automatisch als „Heizkosten · umlagefähig" erkannt.
30+
Module
< 5 s
pro Beleg-Erkennung
1 Klick
NKA & Steuer-Export
0 €
Einrichtungsgebühr
So funktioniert's
Drei Schritte, dann läuft es von selbst.
Vom Scanner bis zur fertigen Buchung — vollautomatisch.
Beleg per Mail
Scanner, Drag & Drop oder Foto vom Handy — alles geht an deine eigene Inbox-Adresse.
KI liest & ordnet zu
Betrag, Datum, Kategorie, Objekt und Umlagefähigkeit sind vorausgefüllt — du bestätigst nur noch.
Gebucht & gelernt
Der Beleg fließt in Finanzen, NKA und Steuer-Export. Beim nächsten ähnlichen Beleg läuft alles von selbst.
KI im Kern
Eine Software, die mit jeder Rechnung schlauer wird.
Andere Tools lassen dich tippen — hier lädst du hoch. Die KI erkennt Betrag, Lieferant, Kategorie und Objekt. Einmal korrigiert, sitzt es beim nächsten Mal.
Rechnungen & Verträge auslesen
PDF oder Foto rein – Felder sind in Sekunden vorausgefüllt.
Lernt aus deinen Korrekturen
Einmal „Heizöl“ statt „Sonstiges“ → ab jetzt automatisch.
Mietverträge in Sekunden
Vertrag hochladen → Mieter, Miete, Kaution, Laufzeit angelegt.
Chat mit deinem Bestand
„Wer ist seit 2 Monaten im Rückstand?“ – sofort beantwortet.
Smart Insights
Auffällige Kosten, anstehende NKA, Risiken automatisch erkannt.
3 Mieter, gesamt 2.847,00 €:
- M. Schulz · Goethestr. 12, WE 31.190 €
- S. Yilmaz · Lindenweg 4, WE 1980 €
- F. Bauer · Marktplatz 7, WE 2677 €
E-Mail-Programm war gestern.
Vorlagen mit Platzhaltern, gezielt an einen Mieter oder als Massenmail an ein ganzes Objekt — direkt aus der Verwaltung, mit Verlauf und Status.
- Wiederverwendbare Vorlagen mit {{platzhaltern}}
- Kategorien: Mahnung, NKA-Versand, Info, etc.
- Massenmail an alle Mieter eines Objekts
- Versandprotokoll & Vorschau vor dem Senden
Betreff
Zahlungserinnerung — {{monat}} {{jahr}}
Hallo {{mieter.vorname}},
für {{objekt}}, Einheit {{einheit}} sind aktuell {{offener_betrag}} offen.
Telefonie
Eine eigene Geschäftsnummer für deine Mieter.
Mieter rufen deine deutsche Geschäftsnummer an — Gespräche werden aufgezeichnet, transkribiert und automatisch dem richtigen Mieter zugeordnet. Aus jedem Anruf entsteht eine Aufgabe oder ein Eintrag in der Mieterakte.
- Mieter wird erkannt
- Aufnahme & Transkript
- KI-Zusammenfassung
- Aufgabe wird erzeugt
Anrufer
M. Schulz
Objekt
Goethestr. 12
Einheit
WE 3
„Die Heizung im Bad geht seit gestern Abend nicht mehr, das Wasser bleibt kalt …"
KI-Zusammenfassung
Heizungsausfall · Priorität hoch · Aufgabe für „Heizung Schmidt GmbH" vorbereitet.
Kategorisierung & Zuordnung
Alles landet automatisch dort, wo es hingehört.
Belege, Mails, Anrufe, Zahlungen — die KI ordnet, du bestätigst.
Auto-Kategorien
Heizöl → Heizkosten · umlagefähig. Hausmeister → Verwaltung. Anwalt → Werbungskosten.
Mieter-Zuordnung
Bank-Zahlungen werden anhand von Name, IBAN und Betrag dem richtigen Mieter zugeordnet.
Objekt-Erkennung
Adresse auf der Rechnung → Beleg landet automatisch beim richtigen Objekt.
Lernt mit
Einmal korrigiert — beim nächsten Beleg sitzt es. Pro Organisation eigenes Modell.
Umlagefähigkeit
Jede Kategorie ist als umlagefähig / nicht umlagefähig markiert — fließt direkt in die NKA.
Heizung Schmidt GmbH
★ 4.8 · in 7 Tagen verfügbar
1.840 €
KI-EmpfehlungWärmeprofi Berlin
★ 4.5 · in 4 Tagen verfügbar
2.150 €
Installateur Wolf
★ 4.2 · in 14 Tagen verfügbar
2.420 €
KI-Analyse
Schmidt ist 310 € günstiger als der Schnitt, beste Bewertung, Termin in 7 Tagen — empfohlen zum Beauftragen.
Handwerker-Hub
Vom Mieter-Anliegen bis zum vergleichbaren Angebot.
Eigener Stamm pro Gewerk. Anliegen mit einem Klick an passende Betriebe, Angebote landen per Mail rein und werden automatisch verglichen. Die KI markiert das beste Angebot — du beauftragst.
- Stamm pro Gewerk
Heizung, Elektro, Dach, Sanitär …
- 1-Klick-Weiterleitung
Anliegen + Fotos an passende Betriebe.
- Angebot auto-ausgelesen
PDF rein, Positionen & Summe extrahiert.
- Angebote vergleichen
Preis, Termin, Bewertung nebeneinander.
- KI-Empfehlung
Beste Wahl wird markiert und begründet.
- Pro Objekt verknüpft
Auftrag, Rechnung, Garantie — alles bei der Akte.
| Gewerk | Goethestr. | Lindenweg | Marktplatz |
|---|---|---|---|
| Heizung | Schmidt | Schmidt | — |
| Elektro | Berger | Berger | Berger |
| Dach | — | — | Wolf |
| Sanitär | Schmidt | — | — |
Lücken erkennen, fehlende Gewerke pro Objekt sofort schließen.
- Angebot eingeholt
Heizungsausfall · WE 3 Goethestr.
Schmidt
- Beauftragt
Wasserschaden Bad · WE 1 Lindenweg
Schmidt
- Wartet auf 2. Angebot
Türsprechanlage defekt · Marktplatz
Berger
- Erledigt
Dachrinne reinigen · Marktplatz
Wolf
Finanzen & Steuern
Vom Beleg zum Steuerberater — automatisch.
Sollmieten entstehen automatisch, der Bank-Import gleicht ab, Rückstände sind sofort sichtbar. Zum Jahresende: ein Klick — Jahres-CSV für „Anlage V" geht an deinen Steuerberater.
Soll · Ist · Rückstände
Automatisch erzeugt, je Mieter aufgeschlüsselt.
Bank-CSV-Abgleich
Zahlungen ordnen sich von selbst zu.
Nebenkostenabrechnung
Nach Fläche, Personen oder Verbrauch.
Steuerberater-Export
Jahres-CSV + Mail mit einem Klick.
Steuerjahr
2025
Mieteinnahmen
42.180 €
Werbungskosten
−14.620 €
Überschuss
27.560 €
Werbungskosten
Dein Scanner mailt direkt rein.
Jede Organisation hat eine eigene Inbox-Adresse. Einmal als Scanner-Ziel hinterlegen — und jeder Papierbeleg landet ausgelesen im System.
Deine Inbox-Adresse
deine-orga@inbox.hausverwaltungcx.de
Wird nach Anmeldung automatisch erzeugt. Beliebig viele Aliasse möglich.
Übersicht
Dein Tag in 5 Sekunden erfasst.
Was ist heute zu tun, was ist überfällig, wo steht der Cashflow.
Heute erledigt
7 / 9
Noch 2 offen
Überfällig
2.847 €
3 Forderungen
Fällig in 7 Tagen
5
Aufgaben diese Woche
Funktionen
Alles für die private Hausverwaltung — in einem Tool.
Statt fünf Excel-Listen und drei Tools: ein klares, schnelles Interface.
Übersicht
Heute-Fortschritt, Überfällig, Cashflow und Bereiche auf einen Blick.
KI-Assistent
Fragen zum Bestand stellen, Rechnungen & Mietverträge automatisch auslesen.
Scan per E-Mail
Scanner an deine eigene Inbox-Adresse senden – KI legt den Beleg an.
Eigene Telefonnummer
Geschäftsnummer für Mieter — Anrufe aufgezeichnet, transkribiert, zugeordnet.
KI-Kategorisierung
Belege, Mails und Anrufe werden automatisch kategorisiert — und das System lernt.
Automatische Zuordnung
Mieter, Objekt, Einheit, Vorgang — alles wird automatisch verknüpft.
Objekte & Einheiten
Mehrere Immobilien, Wohn- und Gewerbeeinheiten mit Status.
Mieter & Verträge
Mietverträge, Kaution, Ein- und Auszug strukturiert verwalten.
Soll / Ist / Rückstand
Automatisch erzeugte Sollmieten, offene Posten je Mieter, Rückstände.
Finanzen
Einnahmen, Ausgaben und Belege pro Objekt – sauber kategorisiert.
Steuerberater-Export
Jahres-Übersicht, CSV-Export und Mail an deinen Berater – ein Klick.
Bank-CSV-Abgleich
Kontoauszug importieren, Zahlungen automatisch den Mietern zuordnen.
Mahnwesen
Rückstände automatisch erkennen, Mahnstufen und Vorlagen integriert.
Nebenkostenabrechnung
NKA nach Fläche, Personen oder Verbrauch – per Klick erzeugt.
Zählerstände
Strom, Wasser, Heizung erfassen und für die NKA nutzen.
Handwerker-Hub
Stamm, Angebote, Aufträge und Zuweisung pro Objekt.
Angebotsvergleich
Mehrere Angebote nebeneinander — KI markiert das beste.
Anliegen weiterleiten
Mieter-Anfrage mit Fotos in einem Klick an den Handwerker.
Dokumente
Verträge, Rechnungen, Schriftverkehr zentral – mit KI-Volltextsuche.
Aufgaben & Fristen
Wartungen, Ablesungen und Termine – nichts geht mehr verloren.
E-Mails & Massenversand
Vorlagen mit Platzhaltern, Kategorien, gezielt oder als Massenmail.
Onboarding-Tutorials
Erklärt jede Seite beim ersten Login – jederzeit über das „i“ wieder aufrufbar.
Team & Rollen
Mehrere Nutzer pro Organisation — Admin, Verwalter, nur lesend.
Mietvertrags-Scan
Vertrag hochladen — Mieter, Miete, Kaution, Laufzeit werden ausgelesen.
Kautionsverwaltung
Kaution, Konto, Rückzahlung — strukturiert je Mietvertrag.
Objekt-Akte
Bilder, Komponenten, Reparaturen, Finanzen, Handwerker — pro Objekt in Tabs.
Objekt-KPIs
Rendite, Leerstand, Cashflow je Objekt auf einen Blick.
Posteingang
Alle eingehenden Dokumente an einem Ort — zuordnen oder verwerfen.
Chat mit Bestand
Frag deine Daten in Klartext — KI antwortet mit Quellen.
Erinnerungen
Wartungen, Vertragsenden, Ablesungen — automatisch im Kalender.
Mahnstufen-Vorlagen
Stufe 1 bis 3 mit fertigen Texten und Platzhaltern.
Ein- & Auszug
Übergabeprotokoll, Schlüssel, Zählerstände — strukturiert dokumentiert.
Sicher & DSGVO
Hosting in der EU, verschlüsselte Verbindung, Daten gehören dir.
Preise
Faire Preise, die mitwachsen.
Wähle deine Größe — alle Funktionen sind in jedem Plan enthalten.
20 – 50 Einheiten
150 €/ Monat
Wachsender Bestand mit voller Automatisierung.
- Alle Funktionen inklusive
- Unbegrenzte Objekte & Dokumente
- KI-Assistent & NKA
- Mahnwesen & Bank-CSV-Import
- Support per E-Mail
Monatlich kündbar · zzgl. MwSt.
Bereit, die Excel-Listen in Rente zu schicken?
Starte kostenlos – in 5 Minuten ist dein erstes Objekt angelegt.